Contrairement à ce que l’on peut croire, Excel est le premier outil de Business Intelligence. Il est extrêmement répandu, et vous avez tous certainement déjà eu affaire au logiciel de Microsoft.
Que ce soit pour suivre ses chiffres de ventes, faire un tableau de suivi d’activité, gérer les ressources humaines… Des artisans jusqu’aux grands groupes, tous utilisent Excel, à tous les niveaux et dans tous les services.
Cependant, lorsque l’on réalise un projet décisionnel avec une logique d’automatisation, de centralisation et de partage de l’information, l’utilisation d’Excel est bousculée en raison de ses limites.
Dans cet article, nous parlerons des limites d’Excel dans le cadre d’un système décisionnel mature, et nous aborderons les autres outils complémentaires à Excel pour bénéficier d’un système BI performant.
Excel, un outil avec ses limites
Excel est certes le premier outil de Business Intelligence, mais il possède ses propres limites.
D’abord en termes de sécurité, c’est extrêmement dangereux de regrouper un grand nombre d’informations sur un fichier Excel. Si le fichier se retrouve dans les mains de la concurrence, ou d’un pirate à la suite d’une attaque informatique, l’entreprise se retrouve alors dans une situation critique.
Ensuite, une autre limite d’Excel se trouve au niveau du partage d’information. Excel est un outil très utile pour réaliser un suivi de productivité, afin d’analyser ces données à titre personnel, mais il n’est pas fait pour être partagé avec d’autres personnes. Dans le cas d’un fichier Excel de plusieurs méga, voire gigaoctet, son partage avec d’autres collaborateurs sur les outils de communication classiques tels que les mails devient compliqué. On risque alors de perdre l’historisation : le fichier partagé ne contient que le dernier mois ou la dernière année, et perd donc de la profondeur dans l’information.
Une autre limite d’Excel dans le cadre d’un système décisionnel se trouve dans le volume de données. Les tableurs d’Excel ont une limite, qui a certes été repoussée, mais qui est finie : 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Dans le cadre d’une entreprise qui produit et souhaite analyser un nombre de données conséquent, il devient difficile de le faire avec comme simple outil Excel.
Enfin, la dernière limite notable est celle de l’automatisation. Si votre système décisionnel ne nécessite que de reporting mensuel, vous pouvez vous satisfaire des fonctionnalités proposées par Excel. Si vous souhaitez réaliser du contrôle automatisé, et faire remonter des indicateurs de performance quotidiens, voire en temps réel, vous ne pouvez plus vous permettre de travailler avec Excel, et utiliser des outils plus adaptés.
Le Tableau Croisé Dynamique (TCD) : un incontournable de l’analyse des données
Néanmoins, Excel propose une fonctionnalité qui reste nécessaire dans l’analyse de la donnée : le Tableau Croisé Dynamique (TCD). Même au sein d’un système décisionnel mature et automatisé, avec de la donnée traitée pour fournir de l’information et stockée dans un entrepôt de données, il peut être pertinent de garder Excel, afin d’accompagner le changement pour des utilisateurs qui sont à l’aise avec cet outil.
De fait, quand on crée un système décisionnel, il y a des outils compatibles nativement avec Excel, mais Microsoft recommande l’utilisation d’un cube : une base multidimensionnelle (pour Microsoft, c’est Microsoft Analysis Services ou encore Azure Analysis Services). Ce sont des technologies qui permettent à l’utilisateur de pouvoir réaliser des Tableaux croisés dynamiques nativement, sans aucune installation sur le poste de l’utilisateur hors Excel, et de se connecter à un modèle de données pré établi. Excel devient une interface pour avoir une vision sur vos données et les analyser.
Excel est un outil dédié à des analystes, tel que des contrôleurs de gestion, pour leur permettre d’accéder librement et en toute autonomie à l’information. C’est également un excellent outil pour réaliser des opérations de contrôle de la donnée. Mais seul, il ne permet pas d’avoir un suivi des indicateurs de performance, de créer des tableaux de bord (dashboard) ou des rapports sur l’activité d’une entreprise.
Power BI et Microsoft Reporting Services, exemple de deux outils complémentaires
Vous l’avez compris, Excel n’est pas un outil de tableau de bord ni de reporting. Dans un système décisionnel performant, Excel reste un outil dédié aux analyses. Mais pour un décideur, peu importe son niveau de décision (stratégique, tactique ou opérationnel), son rôle n’est pas de manipuler Excel.
C’est là qu’intervient Power BI. Autre atout dans les outils Microsoft, il a les avantages d’être mieux pensé pour le partage de l’information. Par exemple, un analyste peut réaliser un tableau de bord (dashboard) de suivi des ventes qui seront accessibles pour les collaborateurs concernés, tels que le directeur commercial, par exemple. Cela permet au décideur d’avoir un premier niveau d’analyse : la répartition des ventes par produit, le suivi jour par jour des ventes. Ces tableaux de bords sont également interactifs, et sont construits à partir du même modèle de données utilisé par l’analyste lorsqu’il réalise un TCD sur Excel.
Pour compléter les outils d’un système décisionnel moderne et performant, Microsoft propose également Microsoft Reporting Services, un outil de reporting, qu’il faut mettre en corrélation avec un outil de KPI, qui lui n’est pas proposé par Microsoft. L’idée est simple : faire remonter à l’utilisateur sous la forme d’une alerte un indicateur clé, par exemple le nombre de factures en retard, et coupler cet indicateur avec reporting services afin de fournir la liste des factures avec toutes les informations importantes (prix, date, entreprise, etc).
Quels outils de BI (Business Intelligence) choisir ?
Dans les outils proposés par Microsoft, Excel est l’outil privilégié par l’analyste. Quant aux décideurs, Power BI leur permet d’avoir un premier niveau d’analyse sur les informations de leur entreprise. Enfin, Microsoft Reporting Services permet de réaliser des rapports. Mais pour avoir un système décisionnel performant, il est également nécessaire d’avoir un outil de KPI, qui permet de remonter les informations aux utilisateurs et d’anticiper les problématiques à venir.
Pour diriger l’ensemble des outils et permettre à vos collaborateurs de tout retrouver en deux clics, il faut centraliser le tout dans un portail, où l’utilisateur retrouvera toutes les informations nécessaires à son travail en quelques clics.
Il reste cependant nécessaire de remettre en perspective qu’il faut adapter les outils de Business Intelligence aux besoins de leurs utilisateurs, et non l’inverse. C’est un des écueils des projets de Business Intelligence : choisir les outils avant même d’avoir fixé les attentes et les objectifs du système décisionnel.
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