Cas d'usage : Pilotage de l'activité Syndic

Mise en place progressive de la solution Bineo Immo pour le groupe, en commençant par les besoins d’une filiale en particulier, le pilotage de l’activité Syndic.

Contexte du projet

Un groupe, acteur du secteur de l’immobilier, composé de plusieurs filiales spécialisée chacune sur un métier de l’immobilier, a fait appel à Udicat pour répondre à l’une de ses problématiques.

L’une de ses filiales, en charge de l’activité Syndic, gestion et transaction a récemment mis en place une nouvelle solution de gestion.

Ce logiciel métier fournis par défaut du reporting mais qui ne convient pas à la direction de la filiale. En effet, le reporting fournis n’est pas personnalisable et ne permet donc pas à la filiale d’obtenir des reporting correspondant réellement à ses besoins de pilotages ainsi qu’à ceux du groupe. De plus, beaucoup d’informations sont manquantes sur ces reporting car seule l’activité de Gestion Locative est couverte.

La direction de la filiale s’est donc créé une dizaine de tableaux de bord sous Excel pour assurer le pilotage de l’activité. Le problème est que les informations ne sont pas toujours fiables et que le travail pour réaliser ces reporting est manuel et très chronophage.

A l’heure actuelle, le reporting est pris en charge par le contrôle de gestion qui travaille la donnée, valide les informations puis conçoit les tableaux de bord avant de les partager aux collaborateurs, le tout manuellement.

Pilotage d'activité

Le besoin

La problématique remontée par la filiale est l’occasion pour le groupe d’initier un projet d’entreprise autour de la gestion des données et du pilotage de la performance. Le groupe souhaite donc mettre en place un système décisionnel.

L’objectif prioritaire est de disposer d’une solution qui permette à la filiale d’obtenir ses indicateurs et tableaux de bord, automatiquement. A plus long terme, la solution doit permettre au groupe d’avoir une vision globale de l’activité de ses filiales pour optimiser le pilotage.

Les enjeux du projet pour le groupe et sa filiale sont :

  • Être en mesure de se connecter aux différentes bases de données du groupe, automatiquement pour simplifier la restitution.
  • Pouvoir fiabiliser les informations contenues dans des tableaux de bord attendus par les directions.

L’objectif final du projet est d’automatiser le processus de collecte des données, d’être en mesure de les enrichir et de les fiabiliser, dans le but de simplifier l’accès à l’information et de pérenniser la création de tableaux de bord et d’indicateurs destinés au pilotage de l’activité.

La solution attendue doit donc répondre, à court termes, avec succès aux besoins de la filiale, mais être aussi conçue pour devenir un solution globale du groupe à plus long termes.

Solution mise en place par Udicat ?

Portail Bineo sur l'espace de travail d'un acteur du logement social

Pour répondre à ce besoin et résoudre cette problématique, nous avons proposé la mise en place de la solution Bineo Immo par étapes :

  • Dans un premier temps : Répondre aux besoins de reporting et de pilotage de la filiale du groupe. Mise en place de Bineo Immo sur le périmètre de la gestion locative et du Syndic avec les données provenant uniquement du nouvel outil de gestion.
  • Dans un second temps : Élargissement du périmètre de la solution avec la prise en compte des autres filiales du groupe et donc, de toutes les sources de données du groupe.
  • Dans un troisième temps : Déploiement total progressive à l’ensemble des filiales et l’ensemble des métiers du groupe, dans l’objectif d’atteindre une solution de pilotage groupe.

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